REGULAMIN
INFORMACJE OGÓLNE
1) Organizację UDO Poland regulują:
a) niniejszy Regulamin określający zasady organizacji zawodów tanecznych UDO Poland 2025 (dalej: UDO Poland).
b) klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych
2) Organizatorem jest firma AIMARTI Promotions na podstawie wydanej licencji na Polskę przez United Dance Organization (dalej: Organizator),.
3) Uczestnikami są grupy taneczne i soliści (dalej: Uczestnicy).
4) UDO Poland odbywa się w dniu 22 Marca 2025 r. w Warszawie na Saskiej Kęmpie (adres zostanie podany wkrótce)
ZASADY UCZESTNICTWA
1) Warunkiem uczestnictwa w UDO Poland jest zarejestrowanie się jako Uczestnik na stronie https://www.udostreetdance.com/pl_pl/signup oraz zaakceptowanie Regulaminu wraz z klauzulą informacyjną przetwarzania danych osobowych.
2) W przypadku osób poniżej 18 roku życia, rodzice lub opiekun prawny muszą wykonać powyższe czynności opisane w punkcie 1) jw. w celu utworzenia konta dziecka jako uczestnika.
3) W kolejnym etapie wymagane jest zgłoszenie poprzez formularz internetowy najpóźniej do 22-go Marca 2025r. oraz dokonanie opłaty startowej (dalej: Startowe) przez płatność internetową najpóźniej do Dnia Kobiet, czyli 8-go Marca 2025r. Jedynie w przypadku kategorii walk 1 vs 1 i 2 v 2 opisanych w dziale ''zawody'' możliwa jest rejestracja i płatność do 15-go Marca 2025r.
4) Każdy uczestnik opłaca startowe w wysokości 80 zł za osobę w przypadku grup tanecznych, solo, duo, trio i quad oraz 130 zł za osobę które zezwala dodatkowo na wzięcie udziału w każdej kategorii walk 1vs1/2v2 oraz formacji, solo, duo, trio i quad.
5) Opłata startowa nie podlega zwrotowi. Refundacja jest tylko możliwa w przypadku zmiany terminu lub anulacji wydarzenia przez organizatora.
6) Wszyscy Uczestnicy są zobowiązani do potwierdzenia uczestnictwa w UDO Poland. Będzie można to zrobić w dniu zawodów poprzez punkt rejestracyjny
7) Do wstępu na teren obiektu w dniu zawodów upoważniają dwa rodzaje wejściówek w postaci opaski i biletu wstępu:
a) opaska przysługuje Uczestnikom. Dodatkowa, darmowa opaska przysługuje opiekunom grup od 10 osób. W przypadku 20 lub więcej uczestników wydawane są 2 opaski,
b) widzowie uczestniczą w UDO Poland na podstawie biletu wstępu do kupienia TUTAJ, na oficjalnej stronie UDO Global lub w dniu i miejscu wydarzenia.
ZAWODY
1) Kategoria wiekowa Uczestnika określana jest na podstawie tego, ile lat kończy w danym roczniku, przy czym zamiast rocznika kalendarzowego w UDO stosowany jest rocznik kalendarza szkolnego, który trwa od 1 września do 31 sierpnia kolejnego roku. Oznacza to, że podczas wyboru kategorii Uczestnik określa, ile lat będzie miał ukończone w dniu 31 sierpnia 2024r.
2) Kategorie taneczne:
a) Formacje:
U8 - poniżej 8-go roku życia
U10 - poniżej 10-go roku życia
U12 – poniżej 12-go roku życia
U16 – poniżej 16-go roku życia
U18 – poniżej 18-go roku życia
18 & over – 18 lat i więcej
Seniorzy – powyżej 30-go roku życia
Ponieważ UDO będzie w Polsce po raz pierwszy najprawdopodobniej będzie tylko kategoria OPEN.
Jednak ostateczna decyzja będzie uzależniona ile formacji zarejetruje się na ten turniej.
Kategorie wiekowe i czas występu formacji.
U12
początkująca - do 2:00min
średnio - zaawansowany - 2:30min
zaawansowany - do 2:30min
U14
początkująca - do 2:00min
średnio - zaawansowany - 2:30min
zaawansowany - do 2:30min
U16
początkująca - do 2:00min
średnio - zaawansowany - 2:30min
zaawansowany - do 2:30min
U18
początkująca - do 2:00min
średnio - zaawansowany - 2:30min
zaawansowany - do 2:30min
Over 18
początkująca - do 2:00min
średnio - zaawansowany - 2:30min
zaawansowany - do 2:30min
Seniorzy
jeden poziom - do 2:00min
b) Walki Hip Hop 1 vs 1 ; 2 v 2 i All Styles
U12 - poniżej 12 roku życia
U16 – poniżej 16 roku życia
Over 16 – 16 lat i więcej
3) Jeśli w danej kategorii wiekowej na jednym poziomie zaawansowania będzie 8 lub mniej formacji, Organizator zastrzega sobie prawo do łączenia kategorii.
4) Uczestnik nie może konkurować w dwóch różnych formacjach.
5) Organizator zastrzega sobie prawo do dyskwalifikacji Uczestnika w przypadku podania nieprawdziwych danych dotyczących wieku.
6) Ilość Uczestników w formacji to minimum 5 osób. Nie określamy maksimum, jednak rekomendowana liczba to nie więcej niż 26 osób.
7) Każdy Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania kolejności startowych wyznaczonych przez Organizatora oraz do przestrzegania zasad fair play.
8) Organizator ma prawo odjąć 5 punktów formacjom w czterech przypadkach:
a) muzyka zawiera wulgaryzmy i przekleństwa w dowolnym języku,
b) strój tancerza jest nieadekwatny do kategorii wiekowej,
c) ruch tancerza jest nieadekwatny do kategorii wiekowej,
d) muzyka lub występ przekracza maksymalną długość.
9) Minimum 75% zawodników w formacji musi być w przedziale wiekowym danej kategorii, 25% może być z sąsiedniej kategorii wiekowej.
10) Nagrody przyznawane są w dniu trwania zawodów. Nagrody pieniężne zostaną przekazane przelewem w terminie do 30 dni po zakończeniu UDO Poland.
11) Grupy, które podczas UDO Poland zakwalifikują się do Mistrzostw Europy i Mistrzostwa Świata muszą zachować minimum 50% tych samych tancerzy w formacji którzy występowali na UDO Poland oraz nie więcej lub mniej niż 25% całego składu formacji która występowała na UDO Poland.
12) Rekwizyty z których korzystają Uczestnicy podczas występu są dozwolone, jednakże muszą one spełniać wymogi BHP.
13) Wszystkie rekwizyty muszą być niezwłocznie usunięte ze sceny po występie Uczestników. Scena powinna być pozostawiona w takim samym stanie jak przy wejściu.
14) Wszelkie sprawy sporne w dniu zawodów rozpatruje Organizator w porozumieniu z Sędzią Głównym.
POSTANOWIENIA ORGANIZACYJNE
1) Zasady udziału w UDO Poland:
a) uczestnicy na koszt własny lub instytucji delegujących przyjeżdżają, ubezpieczają się, a także zapewniają sobie wyżywienie,
b) Organizator w żaden sposób nie sprawuje opieki nad Uczestnikami,
c) każdy Uczestnik musi posiadać konto tancerza w systemie UDO,
d) przy rejestracji w dniu zawodów, każdy Uczestnik poniżej 18 roku życia jest zobowiązany do okazania dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz datę urodzenia.
2) Zasady przebywania na obiekcie, w którym odbywa się UDO Poland:
a) Uczestnicy zobowiązani są do zapoznania się i przestrzegania regulaminu budynku Terminalu Kultury Gocław.
b) wszyscy Uczestnicy zobowiązani są do bezwzględnego przestrzegania przepisów BHP i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie obiektu, w którym odbywa się UDO Poland.
c) Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za przedmioty pozostawione w obiekcie w którym odbywa się UDO Poland (w tym, m.in. w szatniach, toaletach, zapleczach i salach koncertowych),
d) osoby niepełnoletnie (poniżej 18 roku życia) uczestniczą w zawodach na wyłączną odpowiedzialność osób, które sprawują nad nimi opiekę prawną,
e) Organizator zapewnia podstawową opiekę medyczną podczas trwania UDO Poland,
f) na prowadzenie reklamy lub działalności promocyjnej firm zewnętrznych na terenie obiektu należy uzyskać zgodę Organizatora,
g) osoby nietrzeźwe lub pod wpływem środków odurzających nie mają wstępu na teren budynku oraz będą usuwane z terenu obiektu,
h) na terenie obiektu obowiązuje całkowity zakaz palenia papierosów oraz każdego rodzaju e-papierosów.
i ) tancerze zobowiązują się do pozostawienia miejsca, w którym przebywali, w czystości.
3) Zaplecze techniczne, przestrzeń, nagłośnienie i oświetlenie:
a) każda grupa ma jednakowe oświetlenie,
b) Uczestnicy startujący w formacjach występują przy nagraniach własnych,
c) Organizator nie odpowiada za prawa autorskie do utworów ewentualnie naruszone przez uczestników zawodów,
walki odbywają się do muzyki granej przez DJa,
d) DJ zawodów nie ma prawa w jakikolwiek sposób poprawiać przekazanego nagrania w zakresie głośności i jakości dźwięku,
e) każda formacja powinna mieć ze sobą zapasową pamięć USB zawierającą wyłącznie utwór swojego występu,
f) Uczestnicy UDO Poland zezwalają Organizatorowi na utrwalanie swojego wizerunku w postaci zdjęć, nagrań wideo i nagrań dźwięku oraz do rozpowszechniania ich w celach promocyjnych w dowolny sposób.
PRZEPISY KOŃCOWE
1) Nieprzestrzeganie niniejszego Regulaminu grozi dyskwalifikacją lub usunięciem z obiektu.
2) Regulamin UDO Poland będzie dostępny na stronie internetowej www.udospoland.com/wydarzenia . Zaakceptowanie Regulaminu wraz z klauzulą informacyjną danych jest warunkiem dokonania zgłoszenia na zawody UDO Poland.
3) Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w harmonogramie dnia zawodów w zależności od sytuacji. Decyzje Organizatora są nieodwołalne.
4) Akceptując niniejszy Regulamin, Uczestnicy tym samym potwierdzają brak przeciwwskazań zdrowotnych do udziału w zawodach oraz oświadczają, że biorą udział w UDO Poland na własną odpowiedzialność i w razie poniesienia uszczerbku na zdrowiu, nie będą dochodzić jakiegokolwiek odszkodowania od Organizatora.
KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH
Przyjmuję do wiadomości następujące informacje od Organizatora:
Podczas Konkursu przewiduje się możliwość utrwalania wizerunku osób uczestniczących w wydarzeniu, w postaci zdjęć fotograficznych lub nagrań audiowizualnych.
Celem utrwalania i rozpowszechniania wizerunku jest autopromocja Konkursu oraz Organizatora w związku z prowadzoną przez niego działalnością. Podstawą przetwarzania wizerunku jest uzasadniony interes Organizatora tj. przetwarzanie w celach promocji Konkursu oraz Organizatora. Udział w Wydarzeniu pt. Zawody taneczne UDO Poland 2024 jest tożsamy z wyrażeniem zgody na publikację wizerunku na stronach internetowych UDO, oraz wszystkich portalach społecznościowych.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady ( UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE ogólne rozporządzenie o ochronie danych (publ.Dz.Urz. UE L Nr 119) – dalej RODO, Organizator informuje, że:
I. Administratorem danych osobowych Uczestników UDO Poland odbywających się w Warszawie jest Organizator AIMARTI Promotions, którego działalność gospodarcza pod nazwą 'AIMARTI Promotions` zarejestrowana jest w Holandii w Holenderskiej Izbie Gospodarczej w mieście Breda pod nr.5843162. Z firmą można się kontaktować w sprawie przetwarzania danych osobowych poprzez e-mail biuro@aimartipromotions.com i telefon w Polsce. +48 58 741 8871
II. Dane osobowe będą przetwarzane w celu organizacji i przeprowadzenia konkursu, a także w celach promocji konkursu oraz jego Organizatora.
III. Organizator AIMARTI Promotions i UDO Global będą zbierali następujące dane zawarte m.in.: w Karcie zgłoszenia:
1. imię, nazwisko, data urodzenia uczestnika, adres zamieszkania, adres e-mail oraz numer kontaktowy,
2. imię i nazwisko przedstawiciela ustawowego dziecka, jego datę urodzenia, adres zamieszkania, adres e-mail oraz numer kontaktowy,
3. imię, nazwisko instruktora pod kierunkiem, którego kształci się uczestnik, jego datę urodzenia, adres zamieszkania, adres e-mail oraz numer kontaktowy,
4. wizerunek uczestnika.
IV. Dane osobowe pełnoletniego uczestnika konkursu oraz dane osobowe uczestnika na podstawie zaakceptowanej zgody przez przedstawiciela ustawowego, będą przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
V. Dane osobowe podane przez Uczestnika konkursu, będą przetwarzane w celu organizacji, promocji i przeprowadzenia Konkursu, publikacji informacji o laureatach Konkursu na stronie internetowej Organizatora oraz w mediach w związku z promocją Konkursu oraz Organizatora. Dane osobowe uczestników, w związku z dokonywanymi płatnościami za pośrednictwem strony www.udostreetdance.com/pl_pl., będą przekazywane do UDO Ltd. z siedzibą w Wielkiej Brytanii, Unit 8 Melyn Mair, Wentloog Ave, Cardiff CF3 2EX.
VI. Dane osobowe laureatów konkursów oraz osób odbierających nagrody mogą być przekazane fundatorom nagród w celu dopełnienia wymogów formalnych związanych z otrzymaniem nagród. Administrator przetwarza wskazane dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, którym jest:
1. umożliwienie uczestnikom Konkursu wzięcia w nim udziału,
2. umożliwienie przeprowadzenia konkursu,
3. opublikowanie informacji o laureatach,
VII. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, zgodnie z art. 6 lit. a. RODO. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do organizacji, przeprowadzenia i promocji Konkursu oraz Organizatora.
VIII. Zgodę można wycofać przesyłając e-mail na adres biuro@udopoland.com. Po otrzymaniu wiadomości e-mail zgoda zostanie niezwłocznie wycofana.
IX. Osoby, których dane osobowe przetwarza Administrator, mają prawo do:
1.Dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii; sprostowania (poprawiania) swoich danych, jeśli są błędne lub nieaktualne, a także prawo do ich usunięcia, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
2. Ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
3. Wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do umożliwienia Administratorowi zorganizowania Konkursu, uczestnictwa w zawodach oraz powiadomienia laureatów o przyznaniu nagród. Administrator nie przetwarza danych osobowych uczestników konkursu oraz osób wskazanych w załącznikach do ww. Regulaminu w sposób opierający się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.